Vrijwilligersovereenkomst

Wanneer een vrijwillig(st)er bij uw organisatie aan de slag gaat, is het wenselijk dat er een duidelijke overeenkomst is. In de overeenkomst staan verschillende zaken vermeld. Doel van de overeenkomst is dat beide partijen weten wat ze van elkaar mogen verwachten. Hieronder vindt u meer informatie over de inhoud van een vrijwilligersovereenkomst.

A. De organisatie en het werk
1. Doelstelling
De doelstelling van de organisatie moet aan de vrijwilliger duidelijk worden gemaakt. Ook de plaats en de functie van de groep of afdeling waar de vrijwilliger komt te werken. De vrijwilliger moet het hier mee eens zijn.

2. Werkzaamheden
Wat de werkzaamheden betreft, moet een aantal zaken duidelijk worden vastgelegd:
• Een omschrijving van het werk dat vrijwilligers doen binnen de organisatie.
• Een concrete beschrijving van de (deel)taken waaruit het vrijwilligerswerk bestaat.

3. Werktijden, vakantieafspraken, opzegtermijn
Als er vaste werktijden zijn, moeten daarover duidelijke afspraken worden gemaakt. Wanneer mensen opgeroepen moeten kunnen worden, spreek dan per persoon af wanneer iemand niet en bij voorkeur wel beschikbaar is. Spreek af wat de vrijwilligers moeten doen tijdens vakantie, bij ziekte of wanneer ze plotseling niet kunnen komen. Bij veel vrijwilligerswerk is een opzegtermijn bij vertrek wenselijk. Het is in ieder geval nodig om het werk goed over te dragen of af te ronden. Maak daar dus goede afspraken over. Ook een organisatie kan redenen hebben om een vrijwilliger op te zeggen. De vrijwilliger moet dan wel de mogelijkheid hebben de precieze redenen te horen en zich te verweren. Een conflictregeling is zeer wenselijk (zie punt 7). Tenslotte: bij beëindiging van het werk kunnen vrijwilligers behoefte hebben aan een certificaat. Daarin wordt vermeld welk werk ze gedaan hebben en of ze een positieve bijdrage hebben geleverd.

B. Selectiecriteria en inwerktijd
4. Selectiecriteria en selectieprocedure
Niet iedere vrijwilliger is overal voor geschikt. Er zal vaak voor een bepaalde taak moeten worden geselecteerd. En zeker als via een wervingsactie meerdere vrijwilligers tegelijk komen (m.b.v. affiches, advertenties, vacaturebank), kan selectie nodig zijn.

Hanteer zo duidelijk mogelijke criteria, bijvoorbeeld:
Van de vrijwilliger wordt verwacht dat zij/hij:
• zich met de doelstelling van de organisatie kan verenigen;
• beschikt over een aantal vaardigheden en kwaliteiten die met name worden genoemd. Wees echter voorzichtig met opleidingseisen, omdat die minder bij het karakter van vrijwilligerswerk passen;
• enthousiast is voor het werk;
• een bepaald minimum aan beschikbare tijd heeft;
• zo nodig op bepaalde vaste dagen beschikbaar is;
• bereid is tot samenwerking en overleg;
• zich voor een bepaalde minimale periode wil inzetten;
• bereid is een introductie of cursus te volgen wanneer dat als voorwaarde wordt gesteld.

Daarnaast is het van belang of de vrijwilliger in de bestaande groep past. Zoiets is moeilijk concreet te maken, maar speelt bijna altijd een rol. Ook over de selectieprocedure moet duidelijkheid bestaan. Zorg dat de al aanwezige vrijwilligers ook in de selectieprocedure meedoen door minstens één vertegenwoordiger bij het kennismakingsgesprek te vragen.Vooral bij meerdere kandidaten is een heldere procedure van belang. Vertel de kandidaten precies hoe het zal gaan. Sommige‘populaire’ vrijwilligersorganisaties houden een wachtlijst bij van vrijwilligers die graag mee willen werken, maar waarvoor nog geen plaats is.

Als iemand niet blijkt te passen bij de organisatie, ga daar dan zorgvuldig mee om. Vertel het zo eerlijk mogelijk, en probeer suggesties
te geven waar de betreffende persoon zich wel zou kunnen inzetten. Spreek na het kennismakings- of selectiegesprek met de nieuwe persoon een wederzijdse proefperiode af, waarin zowel de organisatie als de vrijwilliger kan kijken of het goed gaat. Aan het eind van de proefperiode kunnen definitieve afspraken worden gemaakt. Het is vaak goed om in dat ‘evaluatiegesprek’ te letten op eventuele suggesties van de nieuwkomers om zaken wat anders aan te pakken dan de gebruikelijke werkwijze. Soms kan een frisse kijk op het werk tot verrassende ideeën leiden.

5. Inwerktijd
De hiervoor genoemde proefperiode kan goed samenvallen met de inwerktijd. Zo’n inwerktijd moet voor de vrijwilliger een duidelijk beeld van de organisatie, de werksfeer en de mensen opleveren. Uiteraard moet de nieuwe vrijwilliger op haar/zijn eigen taken worden ingewerkt. Een ervaren medewerker (vrijwilliger of beroepskracht) moet hiervoor de verantwoordelijkheid hebben.

C. Rechten en plichten
6. Overleg en inspraak
Voldoende en helder beschreven informatie is voor vrijwilligers van het grootste belang.Vrijwilligers moeten kunnen meepraten over het beleid van de organisatie. Wanneer in een organisatie veel vrijwillige medewerkers zijn, is een aparte vrijwilligersvergadering aan te bevelen.Vrijwilligers kunnen daar samen een standpunt bepalen. De status van de vrijwilligersvergadering (adviserend, op sommige terreinenbeslissend) moet wel duidelijk zijn. Dit moet statutair zijn geregeld.Bestuursvergaderingen dienen in de regel openbaar te zijn, en de notulen voor iedereen verkrijgbaar. In het algemeen moet er ruimte zijn voor kritiek en voor nieuwe suggesties.

7. Geschillen oplossen
Wanneer een verschil van mening binnen de organisatie zo hoog oploopt dat er via de gewone overlegorganen geen oplossing komt, kan men er door middel van een geschillenprocedure misschien nog wel uitkomen. Een manier om dit te doen is een commissie in te stellen van drie personen: twee vertegenwoordigers van de ‘partijen’ en een derde, onafhankelijke persoon die voor beide anderen aanvaardbaar is. Bij de beslissing van deze commissie moet iedereen zich dan neerleggen.

8. Begeleiding van vrijwilligers
Vrijwilligers hebben recht op begeleiding. Dit kan het beste dooreen vaste persoon worden gedaan. Afhankelijk van de soortorganisatie en van de voorkeur van de vrijwilliger, kan deze begeleiding individueel of groepsgewijs gebeuren. In de inwerkperiode is uiteraard een intensievere begeleiding nodig.

Het is goed om afspraken te maken over de aard en de inhoud van de begeleiding. Wat wordt daarin besproken? Hoe frequent heeft men een gesprek? In hoeverre wordt ook op meer persoonlijke kwaliteiten of gebreken ingegaan? Dit is een aantal punten waar men tevoren bij stil moet staan. In de begeleiding moet voorts veelaandacht worden geschonken aan de eigen wensen en behoeften van de vrijwilliger. Ook een andere aanpak in het werk moet daarbij in principe bespreekbaar zijn.

9. Taakafbakening en verantwoordelijkheden
Wanneer vrijwilligers in een organisatie een eigen taak hebben, moeten ze daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen en moeten ze mee kunnen beslissen hoe die taak wordt uitgevoerd.Wanneer het vrijwilligerswerk niet méér dan het uitvoeren van opdrachten inhoudt, zullen de meeste vrijwilligers niet lang blijven. Vooral in de‘beroeps’-organisaties moet de taakafbakening tussen betaalden en vrijwilligers duidelijk zijn en daarmee ook de afbakening in verantwoordelijkheden.

10. Onkostenvergoeding
De meeste vrijwilligers maken onkosten voor hun werk. De organisatie dient die onkosten te vergoeden. Daarmee moet dan in de begroting wel rekening worden gehouden.

Onkosten van vrijwilligers kunnen zijn:
• reiskosten (ook woon-werkverkeer);
• schrijfbenodigdheden, briefpapier, postzegels, telefoonkosten en computerkosten;
• speciale kledingkosten, bijvoorbeeld een badpak voor zwembegeleidsters;
• kosten van boeken of tijdschriften die men voor het werk nodigheeft;
• kosten van cursussen die voor het werk nodig zijn;
• kosten van de oppas thuis;
• kosten van attenties voor mensen die de vrijwilliger bezoekt.

Maak afspraken over welke kosten wel en welke niet worden vergoed en of er een maximum aangehouden moet worden. Als er voor bepaalde uitgaven eerst toestemming moet worden gegeven, moet dat ook aan de vrijwilligers bekend zijn.

11. Verzekeringen
Vrijwilligerswerk brengt in veel gevallen enige extra risico’s met zich mee. Vrijwilligers kunnen tijdens hun werk schade aanrichten of ze kunnen een ongeluk krijgen. Organisaties doen er goed aan om daarvoor verzekeringen af te sluiten. De belangrijkste zijn: een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (w.a.) en een (collectieve)ongevallenverzekering.

12. Cursussen en trainingen
Naast begeleiding van vrijwilligers binnen de organisatie hebben vrijwilligers soms ook behoefte aan een cursus of speciale training. Voorbeelden van cursussen voor vrijwilligers zijn: vergadertechniek, telefonische hulpverlening, spelvormen, penningmeesterscursus, teksten schrijven, enzovoort.

Meer weten over vrijwilligersovereenkomsten? Klik hier voor voorbeeld 1, hier voor voorbeeld 2 en hier voor voorbeeld 3.